Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz: Herausforderung, überflüssige Verordnung oder Chance zur Verbesserung der Unternehmenskultur?

In den vergangenen Jahren ist das Thema Whistleblowing in der deutschen Öffentlichkeit durchaus positiv wahrgenommen worden. Missstände mit gesellschaftlicher Tragweite, aber auch negative Folgen für Einzelpersonen werden durch Hinweisgeber oder sogenannte Whistleblower zum Wohle aller aufgedeckt.

Dennoch ist Whistleblowing in deutschen Unternehmen und Behörden immer noch ein heikles Thema, das Vorbehalte und Ängste weckt. Hinweisgeber werden nicht selten als Nestbeschmutzer oder Denunzianten diffamiert und trauen sich aus Angst vor drastischen Nachteilen und Sanktionen nicht, Hinweise zu geben. Dabei profitieren auch Unternehmen und Behörden erheblich, wenn sie über Missstände intern informiert werden: So können sie frühzeitig gegensteuern oder Missstände beheben. Gleichzeitig riskieren Organisationen, die kein vertrauenswürdiges internes Meldesystem anbieten, dass Whistleblower Missstände in der Öffentlichkeit publik machen.

Die Politik hat dieses Problem in den Fokus genommen. In der EU-Whistleblower-Richtlinie und im Entwurf zum deutschen Hinweisgeberschutzgesetz werden einheitliche rechtliche Maßstäbe im Umgang mit Hinweisgebern gesetzt.

Im Vordergrund des künftigen deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes steht neben dem Schutz des Whistleblowers vor Repressalien wie Kündigungen, Diskriminierung, Benachteiligungen oder Mobbing auch die Einrichtung von Meldekanälen. Für Unternehmen und Organisationen schreibt das Gesetz die Bereitstellung von internen Meldekanälen vor: Das sind Kanäle, die das Unternehmen zur Verfügung stellt und über die es eingehende Hinweise selbständig bearbeiten kann.

Die Vorlage, auf der das ausstehende Gesetz entwickelt wird, ist die EU-Whistleblower-Richtlinie, die 2019 in der Europäischen Union in Kraft trat. Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz wird für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern relevant. Diese sollen nach der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie durch den Gesetzgeber verpflichtet werden, Hinweisgebersysteme bereitzuhalten und zu betreiben. Gemeinden und Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern müssen das Hinweisgeberschutzgesetz noch im Jahr 2022 umsetzen.Für kleinere Organisationen tritt das Gesetz nach einer Übergangsfrist ab dem 17. Dezember 2023 in Kraft.

Die nationale Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie rückt in Reichweite. Diese Tatsache stellt Unternehmen und Behörden vor große Herausforderungen. Wie nehmen Organisationen das zukünftige Gesetz wahr? Als überflüssige Verordnung aus Brüssel oder als Chance, Haftungsrisiken besser managen zu können und als Gelegenheit zur positiven Imageveränderung in den Augen der Öffentlichkeit?

Welche konkreten Konsequenzen ergeben sich nach dem Hinweisgeberschutzgesetz für Organisationen und Hinweisgeber?

Die erste Säule dieses Gesetzes ist der Schutz von Whistleblowern, die Verstöße, Missstände und Fehlverhalten melden, vor persönlichen Nachteilen. Als Hinweisgeber kommen eine Vielzahl von Personen in Betracht, die geschützt werden sollen: Mitarbeiter, die Missstände melden, ehemalige Mitarbeiter, Bewerber um eine Stelle, Geschäftspartner aller Art, Unterstützer des Hinweisgebers oder Journalisten. Das bedeutet, dass die Whistleblower-Plattform auch Externen zugänglich sein muss.

Die Meldungen können sich auf Wettbewerbsrecht, Konsumentenschutz, Produktsicherheit, Umweltschutz, Datenschutz und viele andere Bereiche beziehen.

Unternehmen, Behörden und Gemeinden werden gesetzlich verpflichtet, interne, effektive, vertrauliche und sichere Meldekanäle (Hinweisgebersysteme) einzurichten.

Interne Meldekanäle sind leicht zugänglich und rund um die Uhr verfügbar bereitzustellen. Die Einführung solcher Meldekanäle ist wichtig, damit Whistleblower Meldungen nicht zuerst bei Behörden, sondern beim Unternehmen abgeben, um die interne Aufklärung des Sachverhalts zu ermöglichen. Die Hinweisgeber müssen die Option haben, Hinweise schriftlich, mündlich oder persönlich und auf Wunsch anonym abgeben zu können.

Welche Perspektiven werden bei der Implementierung interner Hinweisgebersysteme berücksichtigt? Interne Meldekanäle ermöglichen dem Whistleblower das Aufzeigen von Missständen und der Organisation das Erkennen von unternehmerischen Risiken.

Die zweite Säule des Hinweisgeberschutzgesetzes stützt die Rechte der Unternehmen, Behörden und Gemeinden. Interne Hinweisgebersysteme sollen Verstöße aufdecken, die Rechtsdurchsetzung verbessern und Unternehmen die Chance geben, rechtzeitig auf internes Fehlverhalten zu reagieren. Die Lenkung durch interne Hinweisgebersysteme wird dem Bedürfnis der Organisation gerecht, den Meldeprozess selbst zu gestalten, Unbefugten den Zugriff zu verweigern und frühzeitig von Missständen im eigenen Unternehmen zu erfahren. Organisationen können so das Meldesystem als Frühwarnsystem nutzen, über das sie von Verstößen und Fehlverhalten erfahren, bevor sie an die Öffentlichkeit gelangen und so öffentliche Skandale vermeiden.

Folgende Anforderungen an interne Meldekanäle muss das Hinweisgeberschutzgesetz mindestens erfüllen: Die Identität des Hinweisgebers und dritter Personen muss geschützt bleiben, Unternehmen müssen dem Whistleblower innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung der Meldung senden und ihn spätestens drei Monate nach seiner Meldung informieren, wie mit dem Hinweis umgegangen wird und welche Folgemaßnahmen das Unternehmen ergriffen hat. Eine solche Whistleblower-Plattform dient der laufenden Kommunikation zwischen Hinweisgebern und Organisationen.

Welche Gefahren drohen Organisationen, die sich nicht an die neuen Vorgaben halten?

Das künftige Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen, Behörden und Gemeinden, interne Meldestellen einzurichten, an die sich Whistleblower wenden können. Hinweisgeber haben jedoch die Wahl, externe Meldestellen, wie Justizbehörden, zu kontaktieren oder ihre Anliegen direkt in der Öffentlichkeit zu enthüllen.Gerade im öffentlichen Sektor spielen Whistleblower eine wichtige Rolle. Mit ihren Hinweisen können Korruption und Bestechung aufgedeckt oder sogar verhindert werden. Im öffentlichen Bereich sorgen sie also für mehr Transparenz. Darüber hinaus tragen sie maßgeblich zur Korruptionsprävention bei.

Wenn Hinweisgeber aus Angst vor Repressalien schweigen, hat das unter Umständen weitreichende Konsequenzen für die Organisation, in der sie tätig sind. Die Missstände können sich ungehindert ausbreiten und finanzielle Schäden verursachen. Aber auch die negative Berichterstattung in der Öffentlichkeit führt nicht selten zu wirtschaftlichen Einbußen, Wettbewerbsnachteilen, Imageschäden oder zu einem völligen Reputationsverlust. Aus diesem Grund sollten Unternehmen, Behörden und Gemeinden generell Interesse daran haben, eine Whistleblowing-Plattform einzuführen, um von Verstößen, Missständen und Fehlverhalten intern und nicht über die Medien zu erfahren. Nur so behalten sie die Kontrolle über Missstände.

Bei allem Aufwand ist der gesetzlich verankerte Schutz der Whistleblower für Organisationen zugleich Pflicht und Chance: Die internen Meldekanäle schaffen einen Mehrwert für die Unternehmenskultur.

Welche Vorteile bietet die Nutzung eines wirkungsvollen Hinweisgebersystems für Organisationen und Hinweisgeber?

Eine wichtige Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz eines Hinweisgebersystems ist seine Einbettung in eine werteorientierte und vertrauenswürdige Unternehmenskultur, die Toleranz und die Verantwortung für das eigene Tun fördert.

Effektive Meldekanäle sind ein hervorragendes Frühwarnsystem, um bestehenden Missständen unternehmensintern entgegenzutreten und mögliche Schäden zeitnah zu beheben oder zu minimieren.

Interne Hinweisgebersysteme helfen Haftungsrisiken in Organisationen zu identifizieren und zu vermeiden. Sie dienen präventiv dem Schutz der Organisation und ihrer Akteure vor solchen Gefahren. Auch mögliche Folgeschäden durch strafrechtlich relevante Vorfälle können durch solche Meldesysteme erheblich reduziert und strafmildernde Umstände geschaffen werden.

Whistleblower machen auf unternehmensinternen Meldekanälen auf Fehlverhalten und potenzielle Verstöße aufmerksam. Damit werden alle beteiligten Parteien zu Risikomanagern. Nach Eingang des Hinweises schafft die Organisation durch ein strukturiertes Vorgehen bei den Mitarbeitern Verständnis für erforderliche Maßnahmen. Das ist die Grundlage für die Akzeptanz notwendiger Handlungsweisen zur Vermeidung festgestellter Risiken. Angestellte verhalten sich in der Folge bereitwillig regelkonform.

Die aktive Nutzung und die konsequente sowie vertrauliche Bearbeitung erhaltener Meldungen im Hinweisgebersystem spiegeln das Wertesystem der Organisation wider: Die Mitarbeiter identifizieren sich mit den Werten der Organisation und tragen maßgeblich zu einer positiven und vertrauensbasierten Unternehmenskultur bei. Diese Identifizierung wirkt sich positiv auf das Ansehen der Organisation in ihren Geschäftsbeziehungen und in der öffentlichen Wahrnehmung des Unternehmens aus. Der offene Umgang mit dem Thema Whistleblowing verbessert damit das Image der Organisation nach innen und außen.

Die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes stellt Organisationen vor große finanzielle, personelle und technische Herausforderungen. Über ein Hinweisgebersystem zu verfügen ist nur der erste Schritt, der größte Teil der Arbeit ist die ständige Bearbeitung eingehender Hinweise.

Für die Fallbearbeitung wird eine Ombudsperson oder eine Abteilung von der Organisation betraut, die Hinweise entgegennehmen, ihre Relevanz überprüfen und die Meldungen weiterverarbeiten. Der verantwortliche Ansprechpartner muss eine vertrauenswürdige Person oder eine interne oder externe Abteilung sein, die die rechtlichen Konsequenzen und den Inhalt einer Meldung abschätzen kann.

Ein häufiger Meldekanal, über die Mitarbeiter in einem Unternehmen auf Missstände aufmerksam machen, ist die mündliche Meldung bei einer zuständigen Abteilung oder einer Ombudsperson. Mangelnde Anonymität und die daraus resultierende Angst vor Repressalien führen dabei zu einer großen Hemmschwelle, Hinweise abzugeben. Eine weitere einfache und kostengünstige Möglichkeit zur Implementierung eines Whistleblowing-Systems ist die Montage eines Briefkastens, der regelmäßig geleert wird. Aber auch in diesem Fall kann die Anonymität der Meldung nicht garantiert werden. Der Whistleblower kann bei der Eingabe des Hinweises beobachtet und seine Identität aufgedeckt werden. Das Einrichten einer telefonischen Whistleblower-Hotline ist zwar recht effektiv, aber dennoch oft mit hohen Kosten und Implementierungsaufwand verbunden. Whistleblower können die Hinweise über die bereitgestellte Telefonnummer auch standortübergreifend mitteilen. Anonyme Meldungen können bei diesem System nicht gewährleistet werden, weil der Whistleblower an der Sprache oder der Rufnummer erkannt werden kann. Organisationen können auch E-Mails als Meldekanal verwenden: Dabei wird eine entsprechende Adresse eingerichtet, die von Hinweisgebern zeitlich und örtlich ungebunden genutzt werden kann. Diese Möglichkeit ist grundsätzlich einfach und günstig. Die Identität des Whistleblowers kann bedingt geschützt werden, wenn die Person eine anonyme E-Mail-Adresse benutzt. Das System ermöglicht es dem Unternehmen sehr leicht mit dem Whistleblower erneut in Kontakt zu treten für Rückfragen. Datenschutzrechtliche Aspekte sind im Zusammenhang mit dem Verarbeiten und Speichern von E-Mails nicht zu unterschätzen. Datensicherheit ist in diesem Kontext ein Risikofaktor.

Den besten Nutzen bieten IT-gestützte Meldekanäle: Webbasierte Hinweisgebersysteme sind modern und professionell, immer verfügbar und mit einem effizienten Fall-Management ausgestattet. Hinweisgeber können Informationen anonymisiert melden und Dokumente direkt hochladen. Whistleblower bekommen einen individuellen und anonymen Zugang zu dieser Plattform. Die meldenden Personen erhalten eine Eingangsbestätigung und können über den Fortschritt der Meldungsbearbeitung informiert werden. Mittels einer Dialogfunktion kann Rücksprache zwischen Hinweisgeber und dem befugten Ansprechpartner gehalten und neue Hinweise oder Konkretisierungen hochgeladen werden. Diese Meldemöglichkeit steht sowohl internen als auch externen Hinweisgebern zeitlich und örtlich uneingeschränkt zur Verfügung. Die Meldung kann gemäß den gesetzlichen Vorgaben vertraulich behandelt werden, so dass die Identität des Hinweisgebers nur mit dessen Zustimmung offengelegt wird. Digitale Hinweisgebersysteme garantieren die Anonymität von Whistleblowern, Datensicherheit und bieten die Option, mit dem Hinweisgeber zu kommunizieren. Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht explizit die Implementierung eines IT-gestützten Hinweisgebersystems als geeignete Lösung zur Umsetzung der gesetzlichen Regelungen vor: Nur digitale Hinweisgebersysteme genügen allen gesetzlichen Anforderungen, die an Whistleblower-Plattformen gestellt werden.

Im Dezember 2023 müssen sich auch Unternehmen mit 50 bis 250 Beschäftigten mit dem Thema Compliance auseinandersetzen. Für diese Organisationen bedeutet das einen erheblichen Personalaufwand: Wenn sie keine eigene Rechtsabteilung haben, müssen sie externe juristische Berater beauftragen, die die eingegangenen Hinweise auf rechtlich relevante Missstände prüfen. Firmenintern könnte auch eine entsprechende Compliance-Stelle geschaffen und besetzt werden.

Eine weitere Option für kleinere Unternehmen ist die Nutzung eines externen Dienstleisters, der sowohl ein Hinweisgebersystem als auch die gesamte Abwicklung des Meldeprozesses vom Eingang der Meldung, der Bearbeitung des Hinweises bis zur Problemlösung anbietet.Experten empfehlen Unternehmen und Behörden, ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem einzuführen. Digitale, webbasierte Hinweisgebersysteme sind besonders benutzerfreundlich und garantieren eine einfache, sichere, compliance-konforme Kommunikation zwischen Whistleblower und Organisation: Meldungen, Informationen, Fristen und Aufgaben werden zentral bearbeitet und datenschutzkonform verarbeitet. Organisationen steht ein besonders effizienter, moderner und kostengünstiger Meldekanal zur Verfügung, der auch mit wenig Personalaufwand zu bedienen ist.

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